Kundenstimme "entolia"

Frau Kuczka, Praxismanagerin und Qualitätsbeauftragte für die zahnärztliche Praxisklinik "Medi+", teilt Ihre persönlichen Erfahrungen & praktischen Tipps mit Ihnen.

1.       Guten Tag Frau Kuczka, vielen Dank nochmal, dass Sie sich zu einem Interview über Mitarbeiterunterweisung mit entolia bereit erklärt haben. Bitte stellen Sie sich und Ihre berufliche Rolle in ein paar Worten vor.

Frau Kuczka: Mein Name ist Doris Kuczka, Praxismanagerin, QM-Beauftragte und zuständig für die Abrechnung in der zahnärztlichen Praxisklinik Medi+ in Mainz mit zurzeit 89 Mitarbeitern/-innen und 7 Geschäftsführer/-innen.

2.       Warum haben Sie sich für die digitale Mitarbeiterunterweisung mit „entolia“ entschieden?

Frau Kuczka: Immer auf dem neusten Stand zu bleiben und die Schulungen regelmäßig mit allen 89 Mitarbeiter/-innen durchzuführen ist quasi unmöglich. Leider haben wir auch mit Fluktuation zu kämpfen und ich konnte dies nicht mehr mit Listen und persönlichen Schulungen leisten. Zumal auch die Unterweisungen schriftlich mitgegeben wurden, sodass der/die Mitarbeiter/-in sich es in Ruhe durchlesen konnte. Die Rückgabe der unterschriebenen Unterweisungen war ein großes Problem. „Oh, habe ich vergessen, bringe ich morgen mit, oh habe ich wieder vergessen“.  Ich lief nur noch hinterher und ertrank in Zetteln und Erinnerungslisten. Auch werden die Inhalte immer komplexer. Da ich noch in vielen anderen Bereichen tätig bin, war dies einfach nicht mehr zu bewältigen. Durch das digitale System wird jede/r Mitarbeiter/-in eingepflegt und neue Mitarbeiter/-innen hinzugefügt und ich benötige nichts weiter außer einer E-Mail-Adresse. Der Rest macht entolia für mich und teilt mir auch mit, wenn ein/e Mitarbeiter/-in ein Unterweisungstermin verpasst hat. Durch das Ampelsystem und der digitalen Nachverfolgung ist es sehr übersichtlich und schnell zu erfassen wie der aktuelle Stand der Mitarbeiter/-innen ist.

3.       Wie haben Sie die Mitarbeitenden vor der Einführung von „entolia“ unterwiesen?

Frau Kuczka: Nach der Einstellung eines/-r Mitarbeiters/-in wurde eine Einzelschulung vorgenommen. Vor entolia wurden dann alle Unterlagen schriftlich mitgegeben mit dem Hinweis, es sich in Ruhe zu Hause durchzulesen und bei Rückfragen auf mich zuzukommen. Wenn keine Fragen mehr waren, sollten die Unterlagen innerhalb einer Woche unterschrieben zurückgegeben werden. Alle anderen Mitarbeiter/-innen wurden jährlich in Kleingruppen unterwiesen. Hier wurde eine Teilnehmerliste mit Lerninhalten unterschrieben. Sie wurden (und werden es natürlich teilweise immer noch) mündlich grundsätzlich eingewiesen. Fluchtwege und Brandschutz ebenso wie Erste Hilfe Anweisungen sind ja nun individuell und müssen nach wie vor gezeigt werden.

4.       Wie hat sich die Vorbereitung, Durchführung und Kontrolle der Unterweisungen mit der Einführung von „entolia“ verändert?

Frau Kuczka: Grundlegend hat es sich verändert. Ich benötige nun keinen Vorlauf mehr. Der/Die Mitarbeiter/-in wird eingestellt und erhält die nötigen Informationen zur Registrierung und Vorgehensweise der Unterweisungen. Zusätzlich bekommt er die Fluchtwege, die Informationen zum Brandschutz und Erste Hilfe gezeigt und mitgeteilt. Alles weitere erledigt dann entolia. Durch das Ampelsystem überblickt man schnell den Fortschritt der Unterweisungen.

5.       Wie haben Sie die Einführung von „entolia“ in Ihrer Praxis empfunden?

Frau Kuczka: Die Einführung war einfach. Ich habe hier keine Hilfe von entolia Support benötigt, da das Programm selbsterklärend ist. Ich habe alle Mitarbeiter/-innen per Mail über entolia eingeladen und zeitgleich eine eigene Email an die Mitarbeiter/-innen verfasst, um zu erklären wie man sich registriert, die Unterweisung funktioniert und bis wann man diese erledigt haben sollte. Ebenfalls habe ich Hilfe und Unterstützung angeboten und mitgeteilt, dass die Mitarbeiter/-innen die Zeit, die laut entolia zur Durchführung der Unterweisungspakete ca. gebraucht werden, als Überstunden in unserer Zeiterfassung gutgeschrieben werden. Sollte man allerdings den Unterweisungstermin verpassen (innerhalb von 4 Wochen) verfällt die Gutschrift. Dadurch war der Anreiz bei den Mitarbeitern/-innen groß, die Unterweisungen zügig durchzuführen. Einige Mitarbeiter/-innen haben sich versehentlich bei der Registrierung doppelt angelegt. Hier hat es etwas gedauert, bis der Support geholfen und die doppelte Registrierung gelöscht hat. Der Großteil der Mitarbeiter/-innen konnte aber sofort mit den Unterweisungen selbstständig starten.

6.       Warum würden Sie „entolia“ nicht mehr missen wollen?

Frau Kuczka: Die digitale Nachverfolgung, Transparenz und das problemlose Einfügen von weiteren Mitarbeitern/-innen ist unschlagbar. In der Größenordnung unserer Praxisklinik ist eine gesetzlich sichere, herkömmliche (sowohl mündlich als auch schriftliche) Unterweisung aus meiner Ansicht nicht möglich. Die Zeitersparnis mit entolia ist enorm. Ferner werden Änderungen sofort mitgeteilt und die Unterweisung wird sofort zur Verfügung gestellt. So up to date waren wir in Unterweisungsfragen noch nie.

7.       Wie ist die Resonanz der Mitarbeitenden zur digitalen Mitarbeiterunterweisung mit „entolia?

Frau Kuczka: Die Resonanz der Mitarbeiter/-innen ist damals wie heute positiv. Zum einen, da sie die Zeit zur Unterweisung selbst einteilen können und dafür auch genug Zeit zur Verfügung gestellt bekommen. Die Schulung ist einfach aufgebaut und es gibt viele interessante Zusatzinformationen und weitere Links. Ferner kann man jeder Zeit die Unterweisung unterbrechen und an dieser Stelle wieder einsteigen. Selbstkontrolle + Erinnerung eine gute Kombination!

Vielen Dank, Frau Kuczka, für die offene Beantwortung unserer Fragen und die hilfreichen Tipps für unsere Kunden sind wir Ihnen sehr dankbar. Den kleinen Kritikpunkt mit der etwas längeren Supportwartezeit haben wir uns bereits sehr zu Herzen genommen und unseren Support entsprechend umstrukturiert und verbessert.

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